Zgodnie z art. 16c ust. 1 Ustawy dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 441) urzędową pieczęcią jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis  odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania (nazwa szkoły).

Podmioty, które mogą używać pieczęci urzędowych

Pieczęci urzędowej używają podmioty wymienione w art. 2a ww. ustawy, m.in. szkoły publiczne, szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych, oraz inne podmioty, jeżeli przepisy szczególne uprawniają je do użytkowania wizerunku orła. Przepisy tej ustawy nie określają, co należy rozumieć pod pojęciami „szkoła publiczna”, dlatego definicji tej należy szukać w art. 2 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996), zgodnie z którym, szkoła to m.in. szkoła podstawowa (w tym m.in.: specjalne, integracyjne, z oddziałami przedszkolnymi, integracyjnymi, specjalnymi), ponadpodstawowa (w tym m.in.: specjalne, integracyjne, z oddziałami integracyjnymi, specjalnymi), artystyczna. Przepis art. 16c w zw. z art. 2a Ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych nie wymienia wśród podmiotów uprawnionych do używania pieczęci urzędowej pozostałych jednostek oświatowych, w tym przedszkoli publicznych czy niepublicznych o uprawnieniach przedszkola publicznego. Natomiast wskazanie w art. 4 pkt 1) ustawy Prawo oświatowe, iż „ilekroć w dalszych przepisach jest mowa bez bliższego określenia o: 1) szkole – należy przez to rozumieć także przedszkola” znajduje zastosowanie jedynie na gruncie tej właśnie ustawy. W związku z tym pozostałe podmioty, nie są uprawnione do używania pieczęci urzędowych.

Wielkość i treść pieczęci urzędowej

Ogólne warunki dotyczące wymiarów pieczęci urzędowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. z 1955 r., nr 47, poz. 316 ze zm.).

Wymiary pieczęci urzędowych stosowanych w szkołach:

• do tłoczenia w papierze i do tuszu – 36 mm średnicy,
• w legitymacjach – 20 mm średnicy.

1. Zgodnie z załącznikiem 4, pkt II. 3 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej
   z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2018, poz. 939) – legitymację przedszkolną dla dzieci niepełnosprawnych opatruje się w miejscach oznaczonych we wzorze pieczęcią podłużną.
2. Zgodnie § 16 ust. 10 ww. rozporządzenia – świadectwa wydawane przez szkołę oraz legitymacje szkolne opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły. I tak zgodnie z:

1)            załącznikiem nr 1, pkt 22 do niniejszego rozporządzenia – świadectwa i inne druki szkolne opatruje się w miejscach oznaczonych we wzorach odpowiednich druków pieczęcią urzędową o średnicy 36 mm,

2)            załącznikiem nr 4, pkt I. 3 – legitymację szkolną opatruje się w miejscach oznaczonych we wzorze pieczęcią urzędową szkoły o średnicy 20 mm.

 

Treści pieczęci urzędowych, którymi posługują się szkoły, są uwarunkowane nazwami szkół, które wynikają z Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 marca 2017 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli
(Dz. U. z 2017 r., poz. 649). Nazwa szkoły jest używana w pełnym brzmieniu. Na pieczęciach może być używany skrót nazwy. Pieczęć urzędowa szkoły wchodzącej w skład zespołu nie zawiera nazwy tego zespołu, natomiast inne pieczęcie szkoły wchodzącej w skład zespołu szkół zawierają nazwę zespołu i nazwę tej szkoły.

Zamawianie pieczęci urzędowej

Do wyrobu pieczęci państwowych uprawniona jest wyłącznie Mennica Państwowa. Szkoły składają zamówienia na pieczęcie urzędowe do Mennicy Państwowej za pośrednictwem organu sprawującego nad nią nadzór (Prezydenta Miasta Knurów). Pieczęć urzędową zamawia się pisemnie. Pismo zamawiające powinno być podpisane przez dyrektora szkoły, wskazywać wielkość zamawianej pieczęci oraz treść pieczęci w otoku.

Konieczność zniszczenia pieczęci urzędowej

Pieczęć, która nie może być używana z jakiegokolwiek powodu, w szczególności z powodu jej zużycia lub uszkodzenia, zniesienia jednostki organizacyjnej lub zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci urzędowej, należy przekazać niezwłocznie do Mennicy Państwowej celem jej zniszczenia, w trybie przewidzianym dla zamówienia pieczęci, czyli za pośrednictwem organu sprawującego nadzór. Pismo przekazujące pieczęć do zniszczenia, podpisane przez dyrektora szkoły, zawiera odbitkę likwidowanej pieczęci wraz z jej indywidualnym numerem znajdującym się na każdej pieczęci urzędowej. Organ sprawujący nadzór nad szkołą przesyła pieczęć urzędową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru do Mennicy Polskiej, z pismem zawierającym odbitkę pieczęci i jej numerem. Mennica Państwowa jest zobowiązana niezwłocznie zniszczyć przekazane jej pieczęcie wraz z ich odbitkami, które sporządziła przy wykonywaniu pieczęci. Po zniszczeniu pieczęci i ich odbitek Mennica Państwowa sporządza protokół i przechowuje go w swoich aktach. Odpis protokołu przesyła podmiotowi, który przekazał pieczęć.